Legislação de viagem a trabalho: veja quais são os principais pontos

Se você se desloca a serviço da empresa, vai conhecer, neste post, o que precisa saber sobre legislação de viagem a trabalho para garantir seus direitos.

A recente Reforma Trabalhista flexibilizou vários aspectos da lei, que sempre sofre pequenas alterações. Por isso, o ideal é se manter atualizado sobre cada detalhe, o que inclui as regras aplicadas às viagens a trabalho.

A base de toda a legislação parte da ideia de que as despesas devem ser custeadas pela empresa, não refletindo nos cálculos das obrigações trabalhistas, como férias e 13° salário. Na atualidade, a novidade é que existe a possibilidade de negociação entre a empresa e os seus colaboradores para estabelecer e adaptar alguns detalhes, mas algumas regras não podem mudar.

Por isso, para negociar, você precisa dessas informações, e reunimos todas para você. Confira!

Despesas que podem ser pagas

A primeira coisa que você precisa saber sobre o pagamento de despesas e o planejamento de viagens é diferenciar o que é um gasto reembolsável e o que não é, ou seja, que não pode ser categorizado como custo de viagens. Um presente comprado como lembrança do passeio, por exemplo, não pode ser considerado como um gasto necessário à execução das atividades do colaborador.

Mas existem despesas que muita gente não imagina que façam parte das reembolsáveis, como depreciação do veículo do funcionário. Se ele usa um bem próprio e ele se desgasta com uma utilização que vai além de suas necessidades pessoais, é justo que essa diferença seja paga pela empresa.

O mais comum é que as despesas com combustível, lubrificantes, manutenção, taxas e depreciação sejam pagas por meio de um cálculo de quilômetro rodado. Assim, o colaborador pode receber de acordo com o volume de uso.

Muitos acreditam estar lucrando com esse tipo de pagamento, pois ele supera o necessário para abastecimento, mas a verdade é que o valor inclui outras despesas. Além desses custos, alimentação, hospedagem, pagamento por meio de aplicativos de transporte — como o sistema da Buser —, e ingressos em eventos corporativos também estão na lista de despesas reembolsáveis.

Teto de pagamento

Antes das mudanças recentes na legislação, havia uma regra que estabelecia um limite de 50% do salário para o pagamento das despesas de viagem. Isso significava que alguém que ganhasse R$2.000,00, não poderia receber mais do que R$1.000,00 a título de reembolso — muitas empresas não sabiam dessa regra e se arriscaram ultrapassando esses limites.

O objetivo era evitar fraudes, para que as empresas deixassem de assumir obrigações trabalhistas ao pagar uma grande parte do salário, como se fosse relativa a reembolso. Mas essa norma não fazia sentido prático, uma vez que viagens mais longas e para outros países podem sair bem caras.

Com a mudança estabelecida pela Lei nº 13.467/2017 e pela Medida Provisória nº 808/2017, esse limite deixou de existir. Agora, não existe mais um teto proporcional ao salário. Isso não significa que a empresa possa pagar valores salariais como se fossem despesas de viagem.

Formas de pagamento

Algumas empresas ainda solicitam notas fiscais dos serviços e reembolsam os valores descritos por meio de depósitos, mas essa não é a melhor prática a ser adotada, inclusive, porque é mais difícil de controlar. Seja como for, nas situações mais comuns, o pagamento costuma ocorrer em três modalidades, que explicamos abaixo para você.

Pagamento de diárias

Nesse caso, a empresa estabelece um valor diário de ajuda de custo para viagens e o colaborador tem de ajustar suas despesas de acordo com o estabelecido. É uma ótima opção porque elimina a necessidade de preencher relatórios, enviar comprovantes e justificar valores acima da média.

Nesse modelo, é preciso estabelecer quem tem direitos aos benefícios acessórios, como os créditos de viagem, sorteios e milhas de cartões de crédito, que estarão em nome do colaborador.

Reembolso de despesas de trabalho

Nesse caso, o trabalhador precisa comprovar os gastos e é reembolsado por eles. Em princípio, é um modo mais preciso de compensação, uma vez que as despesas são pagas no exato valor que foram contraídas. Mas isso não impede que a empresa estabeleça limites de gastos.

A desvantagem é que essa modalidade é mais burocrática, exigindo relatórios e comprovantes, como notas fiscais e recibos. Além disso, o colaborador precisa pagar os débitos com o seu próprio dinheiro para ser reembolsado, o que pode ser um problema, dependendo do percentual do salário gasto na viagem.

Adiantamento

A modalidade de adiantamento resolve esse problema, nos casos de despesas mais altas e quando a empresa está comprometida em assumir os gastos de todos os aspectos. Normalmente, ela adianta um valor estimado de custo e aguarda os comprovantes para fazer os cálculos e levantar se existe um saldo positivo ou negativo a ser ressarcido por uma das partes.

Cartões

Outra forma de pagamento, cada vez mais utilizada, é a emissão de um cartão em nome do colaborador, com senha individual, mas pago pela empresa. Alguns deles só podem ser utilizados em estabelecimentos específicos, como postos de gasolina, e podem ser contratados no formato pré-pago ou pós-pago.

Pagamento direto

Às vezes, a empresa paga diretamente as despesas, o que é comum no caso de hospedagem, por exemplo. Nessas situações, ocorrem previamente um cadastro e uma negociação, o que costuma garantir descontos e permite o pagamento com prazo maior.

Outras despesas, como refeições e transporte, podem ser pagas com a adoção de uma das outras modalidades de pagamento.

Direito a horas extras

Viagens fora do horário de expediente dão direito a horas extras e todos os benefícios relacionados a elas, como valor adicional. Contudo, os períodos de viagem nos quais o colaborador não está trabalhando não são incluídos. A dificuldade, nesse caso, é o controle das horas trabalhadas, uma vez que o funcionário está fora da empresa.

Por isso, é comum que ocorra a dispensa do controle de horas trabalhadas, o que é possível nos casos de profissionais com trabalhos externos, como vendedores, e qualquer contratado em cargo de confiança, como gerentes. Promoções para essas posições seguem regras específicas, que também precisam ser respeitadas, como aumento salarial de no mínimo 40%.

Antes de concluir, lembre-se de garantir os cuidados e precauções em relação à pandemia de coronavírus em qualquer viagem, seja a passeio, seja a negócios.

Essas foram as informações sobre legislação de viagem a trabalho que consideramos mais importantes e separamos para você. Na hora de negociar suas condições, procure sempre uma postura empática, pois é vantagem para os dois lados buscar consenso e evitar desentendimentos.

Se você consultou a legislação de viagem de trabalho pensando em se mudar, reservamos um post complementar. Confira o que é preciso pensar ao mudar de cidade para trabalhar.