Aprenda como fazer um relatório de viagem a trabalho completíssimo

Aprenda como fazer um relatório de viagem a trabalho e evite problemas durante e depois de eventos ou visitas a clientes

Viajar para representar sua empresa em um evento ou para visitar clientes é uma ação importante no trabalho de um funcionário, mas pode também ser a causa de algumas dores de cabeça durante a viagem e quando retornar. Quando um profissional está em outra cidade, em nome de uma marca, ele recebe uma verba para utilizar em hospedagem, transporte e alimentação.

Para saber se o valor foi gasto corretamente e avaliar se os custos estão dentro do orçamento previsto para o evento, muitas empresas utilizam um relatório de viagem a trabalho. Adotam esse procedimento para evitar problemas com seus funcionários.

Vamos mostrar, aqui, como fazer um relatório de viagem a trabalho, quais informações precisam ser incluídas e como ele é útil para sua tranquilidade como funcionário e para a gestão financeira de uma empresa.

Como funciona um relatório de viagem a trabalho?

O relatório de viagem a trabalho deve incluir todos os gastos previstos para a equipe designada para o evento. Normalmente, incluem transporte (seja ele aéreo, seja de ônibus ou carro), hospedagem, alimentação e taxas extras, como pedágios ou seguro-viagem do funcionário.

Alguns valores podem ser pagos antes do percurso, e outros devem ser previstos para entregar um adiantamento para os profissionais, ou fazer o reembolso na volta. Pergunte ao seu gestor ou departamento responsável pela organização da viagem quais os itens inclusos no orçamento e quais gastos são responsabilidade do funcionário que estiver viajando a trabalho.

Dessa forma, você saberá as despesas que podem ser incluídas no relatório, como refeições e transportes para deslocamento do hotel para o evento. Também, quais os gastos particulares, como passeios nas horas vagas, compras e outras despesas não listadas.

Não é necessário ter um aplicativo especial para o relatório de viagem. Basta organizar os itens incluídos em um documento do Excel ou do Word e inserir as informações, como valores, se foi pago antes ou depois e finalidade daquele gasto.

Com esses dados organizados, o funcionário pode pedir o adiantamento ou reembolso, e não passar por apertos enquanto estiver fora no evento ou em reuniões de trabalho.

Como detalhar o relatório de viagem a trabalho?

Primeiro, descreva como será o deslocamento até o local. A empresa pode comprar as passagens antecipadamente, por meio de uma agência ou plataforma de fretamento colaborativo, ou no site das companhias aéreas ou rodoviárias. O funcionário só precisa informar seus dados para fazer a reserva.

Existem alguns aplicativos de gestão que possibilitam que o funcionário faça sozinho sua reserva, de acordo com as opções apresentadas, dentro do orçamento definido pela liderança.

Hospedagem

O segundo passo é a reserva de hospedagem. A empresa pode fechar a reserva antecipadamente com o hotel ou uma agência, selecionando o que estará incluído para o hóspede, como refeições e consumo no frigobar.

Outra opção é calcular uma média de gastos por dia de hospedagem no local e dar em dinheiro ou crédito em cartão pré-pago, para que o funcionário escolha o melhor lugar, dentro do orçamento disponível. Nesse caso, o relatório de viagem é útil para que o profissional comprove seus gastos no retorno.

Alimentação e transporte     

Algumas despesas não conseguem ser pagas antecipadamente, e precisam ser previstas no orçamento da viagem. Os principais gastos que a empresa cobre são a alimentação e o transporte na cidade. Esses valores podem ser pagos com uma antecipação de recursos ou reembolso posterior.

Novamente, o relatório de viagem a trabalho se torna um aliado, tanto para a empresa quanto para o funcionário. O profissional que estiver fora deve usar o documento para descriminar todos os gastos feitos, dentro do orçamento previsto.

Dependendo do evento, a empresa pode ainda agendar as refeições com o hotel escolhido e realizar o pagamento antecipadamente. Um exemplo são funcionários que vão para uma feira ou congresso e voltam ao hotel tarde. A empresa pode negociar incluir um jantar pelo serviço de quarto na diária, além do café da manhã, conhecido como sistema meia pensão.

Além do transporte de sua cidade para o local do evento ou reunião, é importante prever custos de deslocamento do aeroporto ou rodoviária para o hotel, entre o local de hospedagem e o evento. Outro valor que pode ser previsto com transporte é da gasolina e estacionamentos, para os funcionários que optarem por viajar em seus carros ou da empresa.

Esses gastos devem estar previstos no relatório de viagem, com campos para preencher o valor usado em cada trecho e se o profissional usou o dinheiro adiantado ou deverá ser reembolsado.

Relatório completo

Não se esqueça de incluir no relatório os trajetos utilizados, principalmente, se a viagem for feita de carro. Essas informações são úteis para calcular o real gasto de combustível ou passagens. Outra informação que deve ser incluída para obter um documento mais completo é dizer os resultados das reuniões e quais são os próximos passos em relação ao cliente.

Por que é preciso apresentar um relatório?

O relatório é a comprovação de como a verba separada para o evento ou visita foi utilizada. Outra informação importante para o documento é sobre os resultados do evento, para saber se o objetivo desejado com aquela ação foi atingido.

Ele também serve para que os funcionários que tenham gastos extras e que não estavam previstos no orçamento recebam o reembolso quando retornarem, e não fiquem no prejuízo. Mas atenção: o valor reembolsado deve ser comprovado com notas fiscais e recibos dos produtos e serviços adquiridos.

De acordo com a legislação, despesas de viagem a trabalho de um funcionário também são isentas de imposto de renda para pessoa física. Portanto, você precisa de um relatório que comprove e possa ser informado na declaração à Receita Federal.

Converse com seu gestor e encontre a melhor forma para os dois lados — funcionário e empresa — para criar um relatório de viagem a trabalho que funcione para os dois. O ideal é que ele seja preenchido com facilidade por você e que tenha as informações que sua empresa precisa para concluir esse trabalho.

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Utilize a Buser para suas viagens a trabalho. Veja cinco destinos mais procurados para eventos profissionais:

1 – Rio de Janeiro (RJ)

2 – São Paulo (SP)

3 – Brasília (DF)

4 – Campinas (SP)

5 – Vitória (ES)