Controle de despesas em viagens a trabalho: quais são as melhores soluções?

Realizar o controle dos gastos de viagem a trabalho é crucial para a manutenção da saúde financeira das contas de um negócio que investe nessas viagens, principalmente em tempos difíceis, como durante instabilidades econômicas (por exemplo, a crise do coronavírus), sendo um diferencial para sobreviver e se destacar no mercado.

Isso acontece porque as despesas de viagens estão entre as maiores do negócio. Porém, existem táticas que possibilitam reduzi-las inteligentemente e sem prejudicar o retorno financeiro conquistado com elas. Quer saber quais são essas estratégias? Confira nesta leitura!

Tenha um orçamento específico para gastos com viagem a trabalho

Uma boa gestão tem diferentes orçamentos para cada área e setor do negócio. No entanto, é crucial que seja feito um orçamento específico para viagens corporativas. Entre os principais cuidados a serem tomados durante a elaboração do conteúdo, estão:

• identifique necessidades — veja quais são os objetivos do negócio e seus gastos específicos, por exemplo, o foco pode ser participar de eventos ou de reuniões com clientes;
• faça uma média dos gastos — contabilize uma média das despesas do viajante, como hospedagem, alimentação, locomoção, entre outros;
• calcule a diária de trabalho — divide a média calculada por cada dia que será despedindo viajando;
• considere uma reserva para emergências — é possível que ocorram imprevistos que gerem custos extras (como atrasos na viagem de retorno), por isso, defina um percentual para essas casualidades;
• identifique melhorias — busque formas de economizar na elaboração de cada orçamento, desde que não reduza a experiência do colaborador.

Conte com o auxílio de tecnologias

Quem gerencia um negócio sabe que a adoção de novas tecnologias é um investimento que beneficia a empresa de diferentes formas e faz com que sua competitividade de mercado seja maximizada. Também é possível controlar melhor as despesas de viagens a trabalho com soluções especializadas, como as desenvolvidas pela Argo. Conheça as vantagens dessas tecnologias, a seguir.

Padronização e otimização de processos

Um sistema especializado padroniza os processos relacionados à gestão de viagens, o que minimiza a ocorrência de erros e retrabalhos, bem como ocorrências de um procedimento ineficiente adotado por alguns dos colaboradores.

Outro ganho consiste na integração entre as diferentes áreas do negócio, o que aumenta a interação entre elas, melhora a comunicação e possibilita troca de informações automática.

Aumento da produtividade

A tecnologia melhora a produtividade dos colaboradores de diferentes formas. Uma delas é por meio da automação, pois os funcionários despendem menos tempo em operações manuais (como digitação de dados e realização de cálculos) e podem dedicar-se às atividades que agregam mais valor ao negócio.

Isso também se aplica aos gestores e líderes, pois é possível automatizar a aprovação de viagens que estejam na política de viagens estabelecida na solução.

Outro ganho de produtividade consiste na mitigação de falhas, pois a automação também minimiza a ocorrência de erros das operações do negócio. Além disso, há melhoras na comunicação e alinhamento entre as equipes, fazendo com que elas trabalhem em busca dos mesmos objetivos.

Melhora na tomada de decisão

Os gestores terão uma visão mais real, objetiva e ampla do negócio, permitindo que tomem as melhores decisões sobre as viagens, seus custos, as etapas necessárias para aprovação, a definição da política de viagem corporativa e mais.

Essa vantagem é possível porque o sistema compila os dados da empresa e gera relatórios automaticamente, eliminando a necessidade de o gestor pegar as informações manualmente. Por exemplo, uma boa solução faz o controle orçamentário, planeja a viagem conforme o perfil de cada viajante, realiza controle de voos, bilhetes não voados, remarcações, reembolsos e mais.

Faça cotações de preços

Há gestores que deixam para fazer compras em cima da hora e acabam comprando a primeira oferta que encontram. Esse é um grande erro, já que a empresa perde oportunidades de economizar nos seus gastos.

É recomendável que o responsável monitore os preços durante vários meses — geralmente são 6 meses —, antes da aquisição de passagens, reserva de hotéis, entre outras despesas. Caso a viagem seja internacional, também é importante acompanhar a taxa de câmbio, ou seja, a variação do Real em relação a outras moedas, como Dólar e Euro.

Ao adotar essa estratégia, você conseguirá encontrar valores mais baixos, oportunidades de promoções ou serviços com melhor qualidade pelo mesmo preço. Veja quais são alguns dos custos que é possível acompanhar antecipadamente:

• passagens — são os bilhetes aéreos que serão adquiridos;
• hospedagens — veja os hotéis ou locais do AirBNB que têm melhor custo-benefício, oferecem promoções ou programas de fidelidade;
• alimentos — analise quais são os custos médios com alimentação e os melhores restaurantes no local de destino;
• seguro-viagem — confira se há desconto e estude qual apresenta melhor custo-benefício;
• entrada em eventos — será possível encontrar entradas dos lotes mais baratos, pois é possível que os primeiros ingressos vendidos tenham preço menor.

Quanto às operações de câmbio, o portal do Banco Central do Brasil (BCB) traz um ranking das casas de câmbio, instituições financeiras e outras entidades que vendem moeda estrangeira. Nele é possível comparar o valor efetivo total (VET), a posição do ranking, o valor simulado, entre outros fatores.

Faça parcerias

Empresas que investem em viagens a trabalho com frequência podem aumentar o controle de despesas e conquistar economias ao firmar parcerias de longo prazo com companhias aéreas, rede de hotéis ou restaurantes. Pode-se usar programas de milhas, aderir a programas de fidelidade das companhias aéreas e aeroportos ou entrar diretamente em contato com as entidades em busca de um acordo benéfico.

Elabore uma política de reembolsos

A política de reembolsos de despesas corporativas é um conjunto de normas que regulamenta como será feita a devolução dos valores de despesas de viagens a trabalho. Muitas vezes, os colaboradores precisam fazer aquisições do próprio bolso, e esses valores devem ser compensados pela empresa. Algumas das diretrizes que esse documento inclui são:

• despesas são reembolsáveis;
• gastos que não são reembolsáveis;
• como será feita a devolução dos valores;
• limite para reembolso;
• como será o processo de solicitação;
• documentação necessária;
• prazo para requisição do reembolso e do pagamento para o colaborador.

Com essa política, a empresa consegue fazer reembolsos mais justos, evitar irregularidades e fraudes, garantir a satisfação dos colaboradores, além de padronizar e otimizar o processo.

Ao aplicar as soluções explicadas neste artigo, você conseguirá gerenciar melhor as despesas com viagem a trabalho, manter as contas equilibradas e aumentar a eficiência dos seus processos. Para isso, é fundamental procurar uma empresa que ofereça uma tecnologia que ajude a atingir esses objetivos.

Quer modernizar e automatizar a gestão de viagens corporativas do seu negócio? Entre em contato com a Argo e conheça suas soluções!